Ketika Juragan Rokok Membangun Sistem TI

Posted By admin On January 8, 2004 @ 12:00 am In Business Update

Zentha Windrardini sempat merasakan betapa berat pekerjaannya sebagai Kepala Departemen Logistik PT HM Sampoerna (HMS). Ini lantaran beberapa rutinitas kerja harian yang selalu dilakukannya bersama anak buahnya — salah satunya meng-update dan mengonsolidasi data harian ? sungguh merepotkan. Maklum, data harian biasanya baru diterima di akhir hari kerja. Selain itu, dikatakan Zentha, “Prosesnya cukup njelimet lantaran data yang harus dikonsolidasi demikian banyak.”

Data yang banyak itu pun mesti dikonsolidasikan dengan program berbasis FoxPro lewat input manual satu per satu. “Bisa dibayangkan repotnya kalau jumlah data itu mencapai ribuan,” tambahnya. Tak heran, Zentha bersama anak buahnya harus rela lembur hingga tengah malam sekadar menyelesaikan laporan data produksi tersebut.

Itu cerita lama. Zentha pun tak perlu lagi kewalahan menangani tanggung jawabnya itu. Harap maklum, kini proses update dan konsolidasi data bisa dilakukan lebih cepat lantaran semua departemen — termasuk Departemen Logistik — di lingkungan HMS sudah difasilitasi sistem teknologi Informasi (TI) yang jauh lebih maju.

Peletakan fondasi sistem TI yang lebih maju ini sebenarnya dimulai sejak 1992. Waktu itu, HMS mengevaluasi sistem lamanya. Selanjutnya, pada 1993-94, HMS melakukan inventarisasi dan konsolidasi berbagai unsur TI yang diperlukan. Setahun kemudian, 1995, dilakukan peralihan dari pola local area network ke wide area network.

Aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Maka, pada 1996, mulai dilakukan studi terhadap fitur-fitur software yang dianggap sesuai dengan kebutuhan operasional HMS. Internet, buku kuning dan brosur-brosur, digunakan untuk menjaring vendor software yang dianggap sanggup memenuhi permintaan HMS.

Setelah melewati pencarian, beberapa vendor yang dianggap mumpuni diundang ke HMS untuk mempresentasikan keunggulan produk masing-masing. “Setelah kami lakukan proses skrining sekitar 6 bulan, dengan melihat fungsionalitasnya, tiga penyedia aplikasi masuk dalam short list, termasuk Oracle dan BPCS,” ungkap Kris Darwin, Kepala Solusi Bisnis HMS.

Untuk memilih pemenang, HMS menyaring melalui aspek teknis operasional, fungsionalitas, track record sang vendor, serta local support-nya. Harapannya, sang pemenang tidak hanya men-support sistem TI HMS dalam jangka pendek, tapi juga jangka panjang. ?Dari proses ini, akhirnya kami putuskan menggunakan aplikasi ERP (enterprise resource planning) Oracle,” kata Kris.

Sayangnya, Kris tidak bersedia membeberkan total investasi TI yang dibenamkan hingga saat ini, termasuk biaya untuk implementasi ERP. Ia hanya menyebutkan, dari total investasi TI yang dianggarkan, 80%-nya diserap untuk menghadirkan aplikasi ERP.

Itu pun, tidak semua keinginan (termasuk fitur-fitur yang dibutuhkan) HMS mampu diakomodasi aplikasi Oracle. “Karena itu, 20% fitur yang tidak tersedia tapi dibutuhkan HMS terpaksa kami kembangkan sendiri,” ujar Kris.

Adapun sekitar 20% dari biaya investasi dialokasikan untuk pengadaan peranti keras, dari server, personal computer (CPU dan monitor), sampai infrastruktur jaringan (kabel, hub/switch, router, dan lain-lain). Nah, untuk vendor peranti keras ini, yang dipakai beragam: HP, Cisco, dan sebagainya. Menurut Kris, ini dilakukan agar HMS tidak tergantung pada satu vendor dan memperoleh harga paling kompetitif.

Dalam proses implementasinya, tidak semua modul ERP digarap bersamaan. Menurut Kris, pihaknya khawatir bila diterapkan bersamaan, yang muncul bukannya efisiensi dan penerimaan dari para user, tapi malah penolakan. “Sebab, implementasi TI itu kan berkaitan dengan perubahan kultur perusahaan,” katanya.

Maka, pada tahap awal (1997), HMS hanya mengimplementasikan modul Finance. Tujuan sampingnya, mendeteksi respons user dan melokalisasi penolakan bila terjadi agar tidak sampai mengganggu aktivitas HMS secara keseluruhan. Nyatanya, meskipun telah melalui proses pelatihan, penolakan dari sebagian user memang benar terjadi. “Tapi, setelah kami melakukan komunikasi intensif dibantu konsultan, masalah tersebut perlahan-lahan berhasil kami atasi,” Kris menuturkan.

Sukses implementasi modul tersebut kemudian ditindaklanjuti dengan penerapan modul lain pada tahun yang sama, yakni pengembangan SDM dan manufakturing (termasuk aplikasi/fitur Warehousing, Inventory dan Ordering). Namun, memasuki 1998, rencana implementasi modul lainnya sempat terhenti. Penyebabnya, krismon. HMS, seperti perusahaan besar lain di Tanah Air, ikut merasakan tamparannya, sehingga terpaksa menghentikan beberapa program investasi, termasuk di bidang TI.

Memasuki tahun 2000, begitu kondisi ekonomi Indonesia mulai kelihatan pulih, proyek ini dilanjutkan. Modul Costing pun diimplementasikan. Dilanjutkan pada 2002 dengan penerapan modul Planning (dari material hingga finished goods). “Implementasi kami baru bisa dikatakan mapan sejak 2002,” ujar Kris.

Menurut eksekutif yang pernah berkarier di DHL Indonesia itu, tatkala semua sistem di tubuh HMS sudah terintegrasi, ada banyak keuntungan yang bisa diraih. Ia mencontohkan, dulu untuk membuat rokok dibutuhkan resep tertentu. Katakanlah berisi A, B dan C. Pada waktu tertentu, karena mengikuti perubahan permintaan pasar, isi resep diubah. Bagian produksi pun melakukan perubahan berdasarkan memo bagian pengembangan. Sementara itu, bagian keuangan menghitung dampak perubahan isi resep terhadap biaya produksi. Katakanlah, hasil penghitungan ternyata menunjukkan ketidakcocokan biaya produksi, maka bagian keuangan langsung menulis memo untuk menghentikan produksi. Akibatnya, rokok yang sudah diproduksi tidak dipasarkan. Dan, berubah menjadi beban. “Inilah yang sering terjadi (sebelumnya),” kata Kris.

Ia melanjutkan, sering juga terjadi, proses produksi menunggu memo bagian keuangan, sehingga bagian produksi berada dalam kondisi off (tak beroperasi). Padahal, beban penyusutan atas mesin dan tenaga kerja, terus berjalan. Dengan begitu, proses operasional menjadi tidak efisien. “Tapi, dengan sistem terintegrasi, hal itu bisa dihindari. Karena komunikasi data dapat dilakukan seketika, dan kalau terjadi ketidakcocokan bisa langsung dikoordinasikan dengan cepat,” ia menjelaskan.

Contoh manfaat lainnya, dalam proses approval. Katakanlah, seorang staf membutuhkan komputer baru, karena yang lama sudah tidak memenuhi syarat. Yang dilakukan si staf tinggal mengajukan permintaan via jaringan elektronik. Sang pimpinan langsung, di mana pun dia berada, dapat mengecek via jaringan elektronik, dikoordinasikan dengan bagian TI. “Dulu kan tidak. Kalau pimpinan tidak ada di tempat, proses approval otomatis akan terhenti,” ujar Kris.

Ringkasnya, semua bagian atau departemen di lingkungan HMS saat ini bisa merasakan dampak positif implementasi TI. Manfaatnya, berupa kecepatan, akurasi, dan kontrol atas keamanan data. ?Ujung-ujungnya, ini juga terasa dalam hal pengambilan keputusan investasi,? kata Kris. Misalnya, bagian produksi mengusulkan penambahan mesin baru guna mengimbangi permintaan pasar yang terus meningkat. Dulu, karena tidak bisa mengetahui secara seketika ada-tidaknya idle capacity, keputusan manajemen tidak bisa langsung diterbitkan. Sekarang, di mana pun dan kapan pun, manajemen dapat lebih cepat mengambil keputusan, karena semua data yang dibutuhkan dapat diketahui seketika.

Enaknya, seperti diakui Kris, dalam membangun sistem TI di perusahaan sekelas HMS, pihaknya tidak melakukan sendiri, tapi dibantu vendor dan konsultan TI. Manajemen tinggal memantau apakah proses pembangunan itu tepat waktu dan tepat anggaran. Toh, ia mengakui, hal tersulit adalah proses implementasinya di lapangan. Menurutnya, itu pula yang membuat HMS membutuhkan waktu sekitar tiga tahun untuk mengimplementasikan modul-modul TI hingga berada dalam posisi mapan seperti sekarang. “Bohong besar jika dikatakan ada perusahaan yang bisa langsung mapan sistem TI-nya hanya dalam waktu 6 bulan implementasi,” ujarnya.

Meski mengaku sudah cukup lumayan, Kris mengatakan, sistem TI di HMS akan dikembangkan secara lebih baik lagi. Untuk menunjang pengembangan ini, Divisi TI HMS akan dipisah dari sang induk menjadi perusahaan tersendiri.

Selama ini, urusan TI berada di bawah Divisi Sistem Informasi Manajemen (SIM). Beragam aspek TI dikelolanya, dari infrastruktur jaringan, kegiatan operasional, aplikasi, hingga pengadaan peranti TI. Divisi SIM HMS memiliki empat departemen — masing-masing dipimpin seorang manajer — yang mengatur serangkaian fungsi organisasi TI, yakni Departemen Operasional TI dan Layanan Pelanggan, Departemen Sistem Informasi, Departemen Layanan Groupware dan Departemen Logistik TI. Dengan dijadikannya Divisi TI sebagai perusahaan tersendiri, menurut Kris, nantinya HMS tidak lagi direpotkan urusan TI, sehingga bisa fokus pada bisnis intinya sebagai produsen rokok.

1. Apa bisnis utama organisasi? dan berikan profil singkat organisasi!

Jawab :

Bisnis utama dari organisasi ini adalah menjual rokok kretek linting tangan

Sejarah perusahaan dan profil singkat organisasi ini adalah sebagai berikut, PT HM Sampoerna Tbk dimulai pada tahun 1913 oleh Liem Seeng Tee, seorang imigran asal cina. Ia mulai membuat dan menjual rokok kretek linting tangan di rumaunya di surabaya, indonesia. Perusahaan kecilnya tersebut merupakan salah satu perusahaan pertama yang memproduksi dan memasarkan rokok kretek dan rokok putih secara komersial. Karena semakin berkembang Liem Seeng Tee, mengganti nama keluargadan perusahaannya menjadi Sampoerna.

Kemudian pada masa perang dunia II dan penjajahan jepang, Liem Seeng Tee ditahan dan usahanya ditutup oleh penjajah. Tetapi setelah perang berakhir, ia dibebaskan dan memulai usahanya kembali, kemudian ia wafat dan setelah 3 tahun kematiannya perusahaan ini terancam bangkrut. Kemudian pada tahun tersebut Aga Sampoerna ( putra kedua Liem Sieng Tee) mengambil alih dan menjalankan perusahaan ini dan berhasil membangunnya kembali.

Kemudian pada tahun 1978 PT HM Sampoerna menjadi perseroan publik dengan struktur perseroan modern dan memluai masa investasi dan ekspansi. Dan dalam perkembangannya perusahaan ini berhasil memperkuat posisinya sebagai salah satu produsen rokok kretek terkemuka di Indonesia.

Kemudian pada bulan mei 2005, PT. Philip Morris Indonesia ( anak perusahaan Philip Morris International Inc.) mengakuisisi mayoritas kepemilikan PT. HM Sampoerna

2. Apa yang menjadi permasalahan atau business objective atau strategi organisasi yang ingin diselesaikan/dicapai?

Jawab :

Yang menjadi permasalahan atau business objective atau strategi organisasi adalah sistem yang tidak terintegrasi dengan baik sehingga menyulitkan operator dalam mengupdate dan mengkonsolidasi data setiap hari. Karena biasanya data baru bisa diterima di akhir jam kerja setelah proses produksi selesai. Dan prosesnya pun cukup sulit lantaran data yangdihasilkan tidak sedikit sehingga membuat para operator harus rela lembur hingga larut malam sekedar menyelesaikan laporan data produksi

3. Analisa Strenght, Weakness, Opportunities and Threats (SWOT)

SWOT dari PT. HM Sampoerna, dapat diuraikan sebagai berikut :

• Strenght

Setiap perusahaan harus mengetahui kekuatan yang dimiliki dan dapat membandingkan kekuatan tersebut dengan kekuatan para pesaing dan selalu menilai kekuatan itu secara berkala.

Dalam kasus pada PT. HM Sampoerna kekuatan yang dimilikinya adalah :

1. Kualitas Bahan Baku.
2. Menguasai pasar
3. Kredibilitas Perusahaan
4. Budaya Perusahaan.
5. Nilai capital yang besar

• Weakness

Kelemahan atau masalah yang dihadapi oleh perusahaan kadang bisa membuat gagalnya suatu rencana bisnis dan bukan karena masing – masing bagian tidak memiliki kekuatan yang dibutuhkan, melainkan bagian – bagian tersebut tidak bekerja sama sebagai suatu tim.

Dalam kasus pada PT. HM Sampoerna Weakness yang dimilikinya adalah :

1. Harga yang cukup mahal
2. Kurang diminatinya produk rokok SKM mild di Internasional
3. Membutuhkan modal besar untuk event.
4. Lambatnya pertumbuhan rokok Avolution

• Opportunities

Peluang penjualan adalah suatu kebutuhan dimana perusahaan dapat bergerak dengan memperoleh laba. Peluang dapat dicatat dan dipilih menurut daya tariknya dan kemungkinan berhasilnya.

Dalam kasus pada PT. HM Sampoerna Opportunities yang dimilikinya adalah :

1. Masuknya Philip Morris sebagai mitra bisnis Masuknya Philip Morris yang notabenenya termasuk perusahaan rokok besar dunia, memudahkan sampoerna untuk mengekspansi bisnisnya ke International melalui bantuan perusahaan Philip Morris.
2. Trend pasar positif untuk rokok Low Tar Low Nicotine (LTLN) di Indonesia
3. Perlu diketahui lagi bahwa rokok akan menyebabkan kecanduan dan kecanduan tersebut tidak hanya karena rokoknya tetapi juga karena rasa yang diberikan oleh rokok tersebut, kecanduan tersebut membuat seseorang tidak bias pindah ke produk lain. Dilihat dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa perokok telah menjadi menyumbang laba tetap untuk perusahan rokok. Meningkatnya jumlah anak muda yang merokok dan banyak strategi yang diluncurkan produsen LTLN untuk menarik para anak muda dengan event music menyebabkan banyaknya anak muda yang menggemari rokok LTLN, memberikan angin perubahan untuk industry rokok dimasa mendatang karena anak muda yang merokok LTLN saat ini tidak bias pindah ke merk lain dikarenakan dia sudah candu dari rasa yang diberikan rokok tersebut. Tingginya kesadaran kesehatan masyarakat dan gaya hidup yang menganggap rokok LTLN lebih keren memungkinkan perubahan trend pada industry rokok.
4. Banyaknya spot yang terdapat pada event untuk mempromosikan produk baru
5. Banyaknya event yang diadakan sampoerna menjadi kesempatan bagi sampoerna untuk mempromosikan produk baru tanpa dipungut biaya advertising. Dengan banyaknya event, akan meningkatkan brand awareness yang dimiliki produk tersbut sehingga memudahkan produk itu dikenal dan diingat customer.
6. Kemungkinan produk baru

• Threats

Sebagian perkembangan dalam lingkungan eksternal merupakan ancaman. Ancaman lingkungan adalah tantangan akibat kecenderungan yang tidak menguntungkan atau perkembangan yang akan mengurangi penjualan dan laba bila tidak dilakukan gerakan penjualan defensif

Dalam kasus pada PT. HM Sampoerna Threats yang dimilikinya adalah :

1. Regulasi dan perda mengenai anti-rokok
2. Kompetitor dari rokok jenis Mild
3. Tingginya pajak rokok

3 Comments »

1. 

   bagus jg ni jadi tahu dikit tentang HMS

   Comment by adityo — August 29, 2010 @ 19:13

2. 

   iya nih bro, sma sya juga jadi lebih mengenal HMS, HMS gak seperti yang dlu setelah di beli philips morgan

   Comment by arisandyaji — August 30, 2010 @ 14:25

3. 

   keren nih bro articlenya.. TOP BGT dah

   Comment by desmi_ismed — September 30, 2010 @ 20:05

RSS feed for comments on this post. TrackBack URL

Leave a comment

Name (required)

Mail (will not be published) (required)

Website