Beberapa waktu yang lalu saya diundang teman-teman dari Forum Perpustakaan Sekolah Indonesia untuk memberi materi seminar dengan tema solusi teknologi informasi untuk dunia perpustakaan. Kebetulan event ini dibarengkan dengan Munas ke-2 tahun 2006 Forum Perpustakaan Sekolah Indonesia tersebut. Pesertanya adalah para guru dan pustakawan pengelola perpustakaan di tingkat SD sampai SMA dan sederajad. Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke depan. Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat ini tercatat beberapa masalah di dunia perpustakaan yang dicoba didekati dengan menggunakan teknologi informasi.

Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam penelusuran informasi dan data yang lebih cepat dan mudah karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet).

Di sisi lain, dari segi  manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process di perpustakaan, kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library automation system).

SUMBER: http://romisatriawahono.net/2006/09/22/ti-untuk-perpustakaan/

Studi kasus: Bepet
Energi Inggris Power & Energy Trading (Bepet) benar-benar dipikirkan kembali baik cara desain software dan hubungan dengan pemasok sebagai akibat dari pergeseran ke layanan model yang dipimpin memberikan IT.
Perusahaan energi pindah ke proses-driven architecture, sengaja menghindari para SOA label untuk memisahkan diri dari hype. Bepet yang pindah diaktifkan untuk memprioritaskan proses dan membuat IT lebih baik melayani bisnis.
“Proses adalah DNA organisasi kami. Kami harus fokus pada kegiatan yang bernilai lebih tinggi daripada pabrik-jenis program, untuk berada dalam kondisi yang baik untuk bisnis masa depan. Tidak ada hadiah untuk tempat kedua,” kata Jeremy Lock, manajer TI di Bepet.
Setelah SOA akan memungkinkan departemen TI untuk mendukung proses nilai tambah, ketimbang dukungan fungsionalitas yang lebih sedikit demi sedikit cara.
Dalam rangka memfasilitasi pergeseran ini, Bepet aplikasi bisnis dibagi menjadi tiga kategori layanan, mendefinisikan sebagai sebuah layanan mandiri dan satuan kerja independen.
Ketiga kategori tersebut adalah: suatu tugas yang membutuhkan keputusan manusia, sebuah layanan informasi dan layanan fungsional. Layanan teknologi mendukung semua dari ketiga kategori.
Mengubah kegiatan-kegiatan ini menjadi layanan telah terekspos perusahaan energi untuk beberapa cara baru untuk berpikir tentang hak kekayaan intelektual dan pelaksanaan desain.
“Biasanya kami membeli paket dan tidak banyak perkembangan dipesan lebih dahulu. Kami akan lob persyaratan kami ke tempat pasar, mendapatkan tawaran kembali, membangun mereka, dan kemudian menerima atau menolak,” kata Lock.
Namun, menggunakan SOA memerlukan pergeseran dalam berpikir tentang hak kekayaan intelektual. Dalam rezim yang baru, Bepet melihat pada paket bibit terbaik di pasar, tetapi tidak menyesuaikan. Paket-paket di mana kekurangan dalam fungsionalitas, tim menulis sebuah layanan untuk melengkapi itu.
“Apakah layanan ini di dalam atau di luar sebuah paket kita harus tersambung ke. Dan hak-hak kekayaan intelektual setiap layanan harus ditangkap dalam model kami.”
Ini berarti bahwa Bepet mungkin memiliki hak kekayaan intelektual layanan dalam sebuah paket, konsep yang tidak biasa untuk beberapa perangkat lunak dan sistem integrator.
“Konsultan lima besar semua memiliki metode sendiri untuk melaksanakan paket. Dan kita sekarang berkata kepada mereka, ‘kami ingin Anda melakukannya dengan cara kami’,” kata Lock.
Pemanenan menggunakan kembali, lain tujuan utama dari investasi SOA, juga disebut radikal untuk memikirkan kembali desain, kata Lock. “Anda perlu desain layanan bisnis pada tingkat atom yang tepat. Dan sebuah investasi dimuka dalam desain sangat penting bila Anda akan menggunakan kembali nanti untuk mendapatkan garis bawah. Itu benar-benar tantangan semua normal paradigma desain perangkat lunak dan dukungan.”
Bahkan bagi perusahaan-perusahaan seperti Bepet yang kompatibel dengan IT Infrastructure Library (ITIL), memecah segala sesuatu menjadi lebih rinci unit membuat segalanya lebih kompleks secara default.
“Kami memiliki tim dari tujuh mendukung aplikasi 60-aneh, dan ketika aku memberitahu mereka kita melanggar ini ke dalam layanan, mereka benar prihatin tentang risiko,” kata Lock.
Pemerintahan mungkin mewakili usaha pengeluaran terbesar di pindah ke SOA. “Hanya 30% dari SOA adalah mengenai pembangunan, sisanya adalah tentang pengelolaan pemerintahan dan pelayanan. Bekerja dengan mitra mempercepat laju adopsi, tetapi penting untuk internalise pelajaran dan untuk mengambil kendali.”

“Saya mahasiswi semester 4 jurusan Teknik Informatika di sebuah Univesitas di Semarang. Sudah hampir 2 tahun saya kuliah, cuman saya kadang merasa nggak tambah pinter, kalau tambah sibuk sih iya karena tugas dari dosen yang kayak tsunami Pingin dengar pendapat mas Romi yang kabarnya waktu kuliah IPKnya 4.0 terus. Sebenarnya di kampus itu apa yang kita dapat sih mas?” (Novi – Tembalang, Semarang).

Ini termasuk juga pertanyaan yang banyak masuk ke kotak email saya. Sudah keterima di universitas dan mulai belajar, tapi kadang masih nggak ngeh hakekat belajar Lha katanya disuruh menimba air eh ilmu, nah ilmunya ini sebenarnya apa sih?

Dik Novi, kita belajar itu, baik di sekolah, di kampus, di universitas dan di lembaga pelatihan untuk meningkatkan KSTAE atau kata orang betawi (a)PeKTeSiPeng, waduh apaan tuh? KSTAE itu Knowledge, Skill, Technique, Attitude, Experience alias (a)PeKTeSiPeng (Pengetahuan, Keterampilan, Teknik, Sikap dan Pengalaman). Ini kalau kita ambil contoh orang belajar naik motor dan belajar di kampus, mungkin penjelasannya seperti di bawah:

Knowledge (Pengetahuan): Kita jadi tahu bahwa di motor ada lampu, stang kemudi, rem, gas, spion, bel. Kita juga tahu cara bagian motor itu bekerja termasuk gimana njalaninya. Kalau kita belajar pemrograman, ya kita ngerti lah apa itu fungsi, apa itu variable, juga apa itu object, apa itu method, apa itu attribute. Kita juga diajarin banyak lagi pengetahuan, sistem basis data, rekayasa perangkat lunak, pemrograman berorientasi objek, software project management, dsb. Pokoknya yang selama ini bikin pusing itulah knowledge. Lho kenapa bikin pusing? Soalnya kampus kadang nggak imbang ngasih knowledge dan keterampilan, alias besar teori daripada praktek

Skill (Keterampilan): Kita ngerti cara ngidupin motor. Supaya motor maju harus masukan gigi ke satu dan tekan gas. Kecepatan mulai tinggi masukin ke gigi dua, kalau ada halangan di depan injek rem. Kalau mau belok tekan lampu sen. Di kampus, tugas mandiri, misalnya disuruh buat kalkulator atau program deteksi bilangan prima di mata kuliah OOP itu semua untuk ngelatih keterampilan. Semakin banyak tugas, harusnya makin terampil, cuman kalau nyontek, ya makin bego aja mahasiswa Usahakan untuk mengerjakan sendiri tugas, karena tujuannya untuk melatih keterampilan kita, sayang masa depan kita kalau kita sering nyontek dalam tugas mandiri. Nah, IPK itu hanya untuk mengukur mahasiswa di level knowledge dan skill. Jadi peran IPK sebenarnya hanya sampai di sini

Technique (Teknik): Ternyata keterampilan nggak cukup, karena kita perlu menguasai teknik misalnya supaya motor kecepatan tinggi nggak ngepot. Kita ngeremnya harus dari jauh dan pakai rem tangan plus rem kaki bareng. Mau belok juga harus ambil ancang-ancang, kecepatan diturunkan, baru belok. Nah kalau di kampus, karena mata kuliah banyak dan di setiap mata kuliah ada tugas coding, keterampilan bahasa Java kita jadi meningkat. Kita bisa bahasa Java kromo inggil, ngoko, eh bukan maksud saya kita jadi punya banyak teknik supaya program kita lebih rapi, program kita lebih cepat jadi, punyak teknik untuk bisa reuse code, coding jalan terus walaupun pakai notepad atau emacs, dsb.

Attitude (Sikap): Wah ternyata pengetahuan, keterampilan, teknik saja nggak cukup membuat kita bisa survive di dunia. Kita perlu sikap yang baik dalam mengendarai motor. Lampu lalu lintas itu kalau merah berhenti, jangan nyelonong saja. Kalau nyalip orang juga jangan dari kiri. Hormati pengendara lain, dahulukan perempuan atau yang membawa anak-anak. Jangan asal ngebut di kampung orang, kalau nggak mau benjol tuh kepala. Sikap ini kalau di kampus, ya kalau jadi programmer jangan terus buat virus, atau ngerusak sistem orang, atau malah maling code orang Nah ini semua adalah sikap. Kampus yang hanya mengajari orang untuk punya pengetahuan, teknik dan keterampilan tanpa memperhatikan attitude (sikap) artinya mendidik orang pinter tapi sesat di jalan.

Experience (Pengalaman): Pengalaman ini seperti jam terbang. Hanya bisa kita dapatkan kalau kita pernah mengalami kejadian dan pengalaman. Contohnya, karena sering bolak-balik ke Puncak untuk jualan pisang , kita jadi ngerti banget mainin gigi supaya mesin nggak rontok meskipun naik gunung terjal nan macet. Terus juga karena rumah sering kebanjiran, kita ngerti banget lah kira-kira banjir berapa senti yang bikin motor kita nggak bisa jalan. Gimana kalau jatuh, sebaiknya posisi tubuh seperti apa yang membuat luka tidak parah. Semua kita dapatkan dari pengalaman. Pengalaman itu mahal, ya pasti karena kadang ada harga yang harus dibayar. Terus kalau di Kampus, pengalaman kan nggak ada? Hmm pengalaman itu tetap ada, kita KKN, magang, kerja paruh waktu, ngerjain TA itu adalah supaya punya pengalaman. Banyak buat project (software) yang bisa dijual, mulai belajar jualan, latih jiwa enterpreneurship adalah keharusan untuk bekal hidup di dunia IT nan ganas dan kejam.

source: http://romisatriawahono.net/2007/06/23/dapat-apa-sih-di-universitas/

1. Latar belakang dan sejarah singkat perusahaan

National Society for the Prevention of Cruelty to Children (NSPCC) adalah suatu badan amal Inggris terkemuka dengan kekuatan hukum yang memungkinkan untuk mengambil tindakan untuk melindungi anak-anak pada risiko penyalahgunaan. NSPCC didirikan pada 8 Juli 1884, yang beroperasi di seluruh Inggris, Wales, Irlandia Utara dan Kepulauan Channel. NSPCC mempekerjakan 2000 orang dan memiliki 180 tim untuk membantu melindungi anak-anak diseluruh Inggris , Wales, Irlandia Utara dan Kepulauan Channel. Dewan Pengawas saat ini memiliki 16 anggota yang memiliki manajemen tunggal dan seluruh usaha NSPCC. Anggota Dewan berasal dari berbagai lapisan dan membawa berbagai keterampilan dan pengetahuan untuk peran mereka. Dewan pengawas melakukan pertemuan sebanyak 9 kali dalam setahun dan sebagian besar dari mereka juga duduk di komite untuk meninjau bidang utama kegiatan dan kebijakan seperti keuangan, audit, dan bidang resiko dan pengembangan kegiatan baru

Visi dari NSPCC :

“To end cruelty to children in the UK is a highly ambitious one”

Misi dari NSPCC :

1.         Membuat dan memberikan pelayanan yang paling efektif untuk melindungi anak-anak

2.         Memberikan nasihat dan dukungan untuk orang dewasa dan profesional khawatir tentang anak

3.         Bekerja dengan organisasi-organisasi untuk memastikan mereka secara efektif melindungi dan yang tidak melindungi anak-anak

Layanan NSPCC memprioritaskan pada 7 issue penting :

1.         Anak-anak yang ditelantarkan

2.         Kekerasan fisik yang beresiko tinggi akibat keluarga (keluarga dengan orang dewasa yang melakukan kekerasan, alkohol dan penyalahgunaan obat dan masalah kesehatan mental

3.         Mereka yang mengalami pelecehan seksual

4.         Anak di bawah usia

5.         Anak cacat

6.         Anak-anak dari masyarakat etnis hitam dan minoritas tertentu

7.         Anak adopsi

Nilai dari NSPCC :

1.         Berfokus pada area di mana bisa membuat perbedaan terbesar (focus for make the biggest difference)

2.         Memprioritaskan anak-anak yang paling berisiko (prioritise the children who are most at risk)

3.         Belajar apa yang terbaik untuk mereka (study what children need )

4.         Membuat pengaruh untuk perubahan (Innovation).

2. Implementasi Inovasi dari Knowledge Management di perusahaan

NSPCC membuat sebuah website “online counselling service” menggunakan CMS dimana berita yang ada di dalam website tersebut bisa diupdate dengan cepat dan mudah, sehingga bisa meningkatkan content dan Knowledge Management didalam organisasi. Selain itu memungkinkan untuk memberikan beberapa jenis konten untuk khalayak tertentu dengan cepat dan dapat mengefektifkan biaya yang dikeluarkan perusahaan.

NSPCC menggunakan organisasi pihak ketiga (= mc) untuk mengembangkan beberapa gagasan inovasinya. =MC merupakan organisasi non-profit dan = mc bangga telah terlibat dalam membantu mengembangkan beberapa ide yang digunakan dalam kampanye NSPCC.

3. Strategi yang dipakai untuk memaksimalkan Inovasi

NSPCC memiliki strategi yang digunakan untuk memaksimalkan inovasi- inovasi yang diciptakan.

Gambar 3.1: Strategi Inovasi

Dari gambar strategi diatas, NSPCC melakukan klasifikasi dan penjabaran setiap tahapan-tahapan implementasi inovasi menjadi sebagai berikut :

Operations :

1.   Membantu merancang program kerja untuk menjalankan strategi inovasi

2.   Pelatihan untuk semua staf penggalangan dana dalam inovasi dan kreativitas keterampilan

Improvement :

1.     Membantu mengembangkan manajemen pengetahuan / intranet inovasi

2.     Menyarankan model yang berbeda untuk pengembangan inovasi internal

3.     Mengembangkan sistem untuk menilai dampak dari inovasi

4.  Cara mengembangkan dimensi dan program inovasi

Membuat suatu sistem kolaborasi yang dapat digunakan oleh seluruh staff sehingga mereka dapat memberikan informasi-informasi mengenai NSPCC dan berbagi pengalaman mengenai program-program yang diadakan dan masalah-masalah yang sedang dihadapi.

5.  Current conditon pada saat ini (model yang digunakan)

Tidak adanya sistem kolaborasi yang terpusat, sehingga mereka tidak mengetahui apa yang sedang terjadi di daerah lain.

Program-program NSPCC :

1.     Membantu anak-anak melalui ChildLine

ChildLine adalah sebuah “online counselling service”, menyediakan line khusus untuk anak-anak dan kaum muda. Relawan terlatih akan memberikan nasihat dan dukungan, melalui telepon dan online, 24 jam sehari. Anak-anak juga dapat menerima saran yang ditampilkan dalam bentuk text.

2.     Layanan untuk anak-anak dan keluarga

Salah satu project NSPCC untuk area lokal, menawarkan berbagai layanan untuk anak-anak yang mengalami kekerasan atau pelecehan.

3.     Layanan saran untuk orang dewasa dan profesional

Program ini meliputi helplines NSPCC, pertanyaan umum dan saran khusus serta informasi untuk orang dewasa dan profesional dalam rangka membantu mereka melindungi anak-anak.

4.     Program Research and Development NSPCC

Penelitian kami melihat pada seputar isu penyalahgunaan, pelecehan dan kekerasan, dalam rangka mengembangkan layanan, kampanye dan cara-cara baru untuk mengakhiri kekejaman pada anak.

5.     Jasa Konsultasi

Kami bekerja dengan organisasi dan jaringan profesional untuk membantu mereka melakukan segala sesuatu yang mereka bisa untuk melindungi anak-anak. Bila perlu kita akan menggunakan status orang untuk campur tangan ketika seorang anak dalam masalah.

6.     Kampanye

NSPCC bekerja di tingkat nasional, regional dan lokal, dengan cara mempengaruhi, memobilisasi, dan mendidik sehingga perlindungan anak berada digaris depan pikiran rakyak.

6.  Tantangan yang dihadapi, faktor-faktor penghambat dan upaya yang dilakukan untuk mengatasi tantangan tersebut?

Tantangan yang dihadapi NSPCC dan faktor yang menjadi penghambat dalam pelaksanaan Inovasi KM adalah susahnya karyawan menuliskan ide-ide mengenai program yang diadakan oleh NSPCC, sehingga informasi-informasi terbaru tidak dapat diketahui secara real time. Hal ini juga akibat tidak semua orang pandai menulis dan membuat kata-kata yang baik untuk memaparkan informasi-informasi penting yang valid dan up-to-date.

Upaya yang dilakukan NSPCC :

1.         Membuat suatu sistem kolaborasi seperti social networking dan forum-forum untuk berbagi informasi yang hanya dapat diakses oleh karyawan mereka.

7. Lesson learn yang didapat dan best practice yang telah dicapai

Lesson learn dan best practice yang didapatkan dari penerapan inovasi di NSPCC adalah sebagai berikut kita dapat menciptakan suatu sistem kolaborasi internal seperti facebook yang dapat digunakan oleh semua karyawan perusahaan.

8. Target pencapaian masa depan

Setiap karyawan diharapkan dapat mengoptimalkan sistem kolaborasi yang ada sehingga informasi-informasi terbaru yang ada di daerah lain dapat diketahui dengan cepat dan akurat.

9. Usulan berdasarkan dari konsep inovasi yang dibahas

Usulan yang dapat diberikan dalam konsep inovasi diatas adalah memberikan training  kepada karyawan-karyawan yang mengalami kesulitan dalam menggunakan sistem kolaborasi tersebut, dan menanamkan mindset mengenai perlunya berbagi ide dengan menggunakan sistem kolaborasi tersebut.

10.Hal lain yang penting untuk dikemukakan

“NSPCC sees itself as innovative – but that means we have to constantly re-invent our cause and our work to make sure we meet the needs and interests of children. =mc has been a great companion and challenger in ensuring we stay on the innovation edge.” Tim Hunter, Deputy Director of Fundraising, NSPCC

1. Latar belakang dan sejarah singkat perusahaan

Universitas Johannesburg (UJ) didirikan pada tanggal 1 Januari 2005. Universitas ini adalah hasil dari penggabungan dari Universitas Rand Afrikaans dan Technikon Witwatersrand. UJ memiliki 5 kampus yang tersebar di wilayah Central Gauteng, Auckland Park Kingsway Campus (kampus utama), Doornfontein Campus dan Auckland Park Bunting Park Campus. Sedangkan kampus ke 5 (East Rand Campus) saat ini sedang dalam proses pembangunan. Saat ini UJ memiliki lebih dari 48000 full-time student dan lebih dari 3000 pegawai tetap, sehingga menjadikan UJ sebagai salah satu universitas terbesar di Afrika Selatan.

Visi dari UJ :

“To be a premier, embracing, African city university offering a mix of vocational and academic programmes that advances freedom, democracy, equality and human dignity as high ideals of humanity through distinguished scholarship, excellence in teaching, reputable research and innovation, and through putting intellectual capital to work.”

Misi dari UJ :

1. Quality education
2. Leading, challenging, creating and exploring knowledge
3. Supporting access to a wide spectrum of academic, vocational and technological teaching, learning and research
4. Partnerships with our communities
5. Contributing to national objectives regarding skills development and economic growth

Nilai dari UJ :

1. Academic distinction
2. Integrity and respect for diversity and human dignity
3. Academic freedom and accountability
4. Individuality and collective effort
5. Innovation

Sepuluh Strategic Goals dari UJ :

1. Build a reputable brand
2. Promote excellence in teaching and learning
3. Conduct internationally competitive research
4. Be an engaged university
5. Maximise its intellectual capital
6. Ensure institutional efficiency and effectiveness
7. Cultivate a culture of transformation
8. Offer the preferred student experience
9. Focus on the Gauteng city regions
10. Secure and grow competitive resourcing

2. Implementasi Intellectual Capital Management dari Knowledge Management di perusahaan

ICM diimplementasikan oleh UJ sebagai salah satu langkah utama dalam mencapai tujuan strategis dari Universitas yaitu memaksimalkan Intellectual Capital (IC) di UJ. Sebagai salah satu tujuan strategis dari UJ, IC menjadi sebuah poin krusial di dalam tubuh UJ yang perlu untuk selalu ditingkatkan dan dimaksimalkan dalam penerapannya. Oleh karena itu ICM merupakan salah satu hal yang sangat diutamakan di UJ.

3. Strategi yang dipakai untuk memaksimalkan Intellectual Capital Management

Dalam rangka mencapai salah satu tujuan stragegis dari UJ yaitu memaksimalkan IC, UJ menerapkan strategi sebagai berikut :

Dari gambar strategi diatas, UJ melakukan penjabaran tahapan-tahapan implementasi ICM menjadi sebagai berikut :

1.    Menentukan tujuan dari perusahaan (maximize the ICM)

2.    Melakukan mapping terhadap elemen-elemen dari ICM.

3.    Menentukan karakteristik dari variabel-variabel yang akan diukur.

4.    Menentukan Key Success Factors atas dasar karakteristik tersebut diatas.

5.    Melakukan KM Scorecard atas dasar variabel-variabel yang telah ditentukan sebelumnya.

6.    Melakukan proses continous improvement secara terus menerus agar tujuan strategis dari UJ yaitu memaksimalkan IC di UJ dapat tercapai.

4. Cara mengembangkan dimensi dan program dari Intellectual Capital Management

Cara yang diterapkan UJ untuk mengembangkan dimensi dan program dari ICM adalah dengan senantiasa melakukan evaluasi atas hasil yang telah dicapai dengan menggunakan KM Scorecard. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran secara detail mengenai pencapaian dari IC UJ. Hasil yang didapat dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai keberhasilan-keberhasilan yang telah dicapai maupun kegagalan-kegagalan yang dialami dalam penerapan ICM di UJ. Kegagalan-kegagalan yang dialami ini kemudian dievaluasi seputar penyebab kegagalannya dan dicarikan solusi yang tepat sehingga dapat dihindari pada masa yang akan datang.

5. Current conditon pada saat ini (model yang digunakan)

Model yang digunakan UJ untuk melakukan mapping elemen-elemen ICM adalah model “Skandia Intellectual Capital Value Scheme” yang digambarkan sebagai berikut :

Atas dasar mapping menggunakan skema diatas, metode Direct Intellectual Capital Method digunakan untuk mengidentifikasi komponen-komponen IC diukur dengan menggunakan KM Scorecard.

6. Tantangan yang dihadapi, faktor-faktor penghambat dan upaya yang dilakukan untuk mengatasi

Tantangan yang dihadapi UJ dan faktor yang menjadi penghambat dalam pelaksanaan maksimalisasi ICM adalah :

1.    Resistensi atas perubahan.

2.    Perbedaan multikultural yang kuat.

Upaya yang dilakukan UJ untuk mengatasi hal tersebut diatas adalah :

1.    Melakukan sosialisasi mengenai pentingnya ICM secara teratur kepada seluruh jajaran Universitas (baik mahasiswa, pegawai maupun pihak manajemen).

2.    Menanamkan konsep ICM kedalam budaya Universitas yang diharapkan dapat mengurangi resistensi atas perubahan dikarenakan sudah menjadi tradisi dan budaya yang mengakar di UJ.

3.    Memberlakukan teknik golden shakehands, dimana para karyawan yang tidak mau untuk berubah diberi penawaran untuk resign tetapi dengan diberikan penghargaan tertentu sesuai dengan masa kerja dan kinerja karyawan tersebut semasa kerja.

7. Lesson learn yang didapat dan best practice yang telah dicapai

Lesson learn dan best practice yang didapatkan dari penerapan ICM di UJ adalah sebagai berikut :

1.    Memasukkan ICM ke dalam salah satu tujuan strategis perusahaan.

2.    Menanamkan konsep ICM ke dalam budaya perusahaan.

8. Target pencapaian masa depan

Target UJ yang diharapkan dapat dicapai pada masa yang akan datang dengan adanya implementasi dari ICM ini antara lain sebagai berikut :

1.    Menjadi Universitas dengan tingkat Intellectual Capital yang tinggi.

2.    Menjadi Universitas unggulan dengan reputasi yang baik.

3.    Dapat memberikan keunggulan dalam hal teaching and learning.

4.    Dapat memberikan kontribusi dalam riset-riset internasional.

5.    Memastikan efisiensi dan efektifitas kinerja institusi.

9. Usulan berdasarkan dari konsep Intellectual Capital Management yang dibahas

Usulan yang dapat diberikan dalam konsep ICM diatas adalah sebagai berikut :

1.    Melakukan benchmarking terhadap Universitas-universitas lain di Afrika Selatan maupun mancanegara yang telah menerapkan ICM.

2.    Mengakomodasi best practice yang diterapkan oleh Universitas lain di lingkungan UJ tetapi dengan tetap menjunjung tinggi budaya dari UJ.

10. Hal lain yang penting untuk dikemukakan

UJ merupakan salah satu dari 6 Universitas komprehensif yang ada di Afrika Selatan. Universitas komprehensif merupakan istilah bagi Universitas yang menawarkan program akademis berupa program kejuruan/profesional dan program pendidikan konvensional.

abstract

knowledge management (KM)adalah salah satu pendekatan utama yang digunakan untuk organizational improvement dimana proses spesifik dan praktek untuk mengidentifikasi, capturing dan acquiring, organizing dan preserving knowledge dan membuatnya bersedia untuk mentransfer, sharing, dan reuse keseluruh organisasi yang akan menggunakan. KM bisa membantu divisi R&D ( research and development ) untuk meningkatkan inovasi dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk menfasilitasi KM yang ada. Sampai saat ini variasi model dengan pendekatan yang berbeda untuk strategic posisioning adalah dengan menentukan posisi strategis dengan berbagai macam industry. Balanced score card salah satu model yang kuat untuk posisi yang strategis, menganalisa semua aspek organisasi secara merata. Didalam jurnal ini akan dibahas meningkatkan knowledge management methodology untuk meningkatkan KM didalam sebuah organisasi dengan menggunakan Balanced scored card (BSC)

Keyword : knowledge management metodolgy, balanced scored card

pendahuluan

Knowledge Management ini tidak hanya teknologi, ini berhubungan juga dengan people, proses dan practice. Tanpa tiga pilar utama knowledge Management tersebut, sangat mungkin KM akan gagal meskipun mempunyai arsitektur teknologi.

People sangat penting untuk membangun visi, komitmen, perubahan dan perspektif budaya. Organisasi membutuhkan orang atau grup yang mempunyai visi untuk memimpin knowledge Management inisiative. Visi bukan hanya berbicara tentang business drivers, tetapi berbicara juga tentang proses menjadi yang lebih baik lagi. Tidak semua initiative bisa diliat dengan jelas, sukses dan diadaptasi, komitmen adalah kunci sukses dari seluruh implementasi yang ada. Ini bisa jadi dating dari para executive management. Knowledge Management juga tentang perubahan di dalam proses dan culture (budaya). Ini berbicara tentang pembukaan dan daopsi dari orang – orang yang berhubungan dengan knowledge Management. Variasi budaya dengan organisasi, letak geografis, dan people. Suksesnya knowledge management adalah sangat bergantung pada budaya organisasi yang baik.

Process kebijakan yang mengatur seluruh aktifitas diseluruh perusahaan. Knowledge management adalah dimana perusahaan mengorganisir diri mereka untuk menciptakan value dari intelektual dan knowledge asset yang mereka miliki

Practice adalah platform yang prosesnya dirancang, implementasi dan diatur oleh people untuk organisasinya. Process di atur dan managed melalui beberapa periode waktu yang membuat pelatihan ini menjadi sangat sulit untuk diaopsi.

The knowledge management methodology framework terdiri dari 4 tahapan. Tahapan tersebut adalaj strategy, planning, execution dan improvement. Meskipun ada beberapa jenis methodology yang khas tetapi pasti punya langkah – langkah ini, hal ini sangat penting untuk mengerti dari setiap langkah knowledge management sebelum memulai inisiative yang baru.

Knowledge Management berbicara tentang menciptakan sebuah nilai / value, nilai dari sebuah knowledge assets. Knowledge adalah kumpulan informasi yang bisa menciptakan sebuah nilai yang baru. Value / nilai sangat subjective dan bergantung pada beberapa bisnis strategy. Satu bisnis strategy bisa menciptakan satu bisnis baru dari produk dan service atau menciptakan bisnis dari satu produk dan service yang baru. Strategy berfokus pada pasar dan core bisnis perusahaan. Sebagai contohnya, google bisnis utamanya berada pada web. Ini sangat penting bagi google untuk mengakumulasi knowledge dari kebiasaan user penggunanya dan bisa dilihat dari statistic traffic web tersebut. Google bisa merencanakan sebuah produk dan service berdasarkan pada knowledge. Bisnis strategy yang lain bisa menghemat biaya, meningkatkan prediktabilitas dan kualitas dengan meningkatkan produktifitas dan reuse. Strategy berfokus pada internal resources dan produktivitas dan pengetahuan reuse mereka. Sebagai contoh : Cisco akan mengurangi waktu belajar dan meningkatkan produktivitas dari seluruh karyawannya melalui reuse pengetahuan dasar yang sudah ada.

balanced scored card

Kaplan and Norton (1992)memperkenalkan balanced scoredcard sebagai alat bantu mengukur performa yang pertama. Sampai pada perubahan yang dilakukan pada bagian physical design, application dan design process yang digunakan untuk alat implementasi, yang bisa meningkatkan utilitas dari balanced scoredcard sebagai alat strategis management(Kaplan dan Norton. 2001). Tujuan akhir dari BSC ini untuk menyediakan KSF (key success factor) untuk manager dan menyelaraskan kinerja dengan seluruh strategi dari organisasi. Kaplan dan Norton mengklaim bahwa BSC bisa menyediakan para managers, alat organisasi terkemuka untuk pencapaian daya saing di masa depan(amaratungga dan baldri.2000) .

Brady beranggapan bahwa Balanced Scorecard sebagai system pengukur strategis bukan hanya mengukur pelaksanaan strategis, jadi BSC mengukur implementasi strategi juga merupakan system pengumpulan strategis(brady, 1993). Beberapa pelajar tahu BSC sebagai sistem manajemen kinerja strategis yang menerjemahkan tujuan strategis organisasi untuk mengukur kinerja yang terkait(bremster dan white, 2000). Tujuan dari BSC adalah untuk menerapkan tujuan organisasi dan visi mereka. Model ini menempatkan tujuan organisasi dan strategis dengan merubah sudut pandang tujuan organisasi kedalam key success factor didalam empat pandangan BSC, sebagai pusat pengontrolan system organisasi.

Four Perspectives of Balanced Score Card

BSC berdasarkan pada Kaplan dan Norton yang mempunyai empat ukuran prespektive, diamana hal tersebut digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2 : BSC perspectives

1. Financial perspective

2. Customer perspective

3. Internal business proses perspective

4.      Learning and growth perspective

Untuk melihat suatu organisasi dalam keadaan sehat atau tida kita bisa menggunakan ke empat perspective diatas, yaitu

1. Financial perspective

Dari persperctive yang pertama ini kita bisa melihat sebuah organisasi akan sehat apabila dasar financial meraka juga akan baik, dan value dari perusahaan tersebut juga akan baik, dari sini berlanjut ke langkah selanjutnya yaitu dari customer perspective.

2. Customer perspective

Pada bagian ini bisa diliat dampak dari sisi customer nya apabila seperti diindonesia yang cenderung memiliki kebiasan yang tidak loyal terhadap suatu produk / barang tertentu hal ini tidak perlu terlalu dipusingkan, dan caranya bagaimana kita memastikan bahwa customer kita puas dengan barang yang kita akan jual. Tahap selanjutnya ke tahap selanjutnya

3. Internal business proses perspective

Didalam tahap ini harus dipastikan bahwa setiap proses didalam bisnis kita dalam keadaan baik dan sehat.

4.      Learning and growth perspective

Pada tahap terakhir ini kita haru melihat dari sisi kepuasan karyawan, di bagian R&D research harus terus dijalankan bagaimana caranya membuat customer kita puas dan organisasi bisa belajar dari pengalaman yang sudah ada.

Organisasi yang menggunakan model ini, menyesuaikan dengan proses mereka sendiri dan lingkungan, sehingga tidak ada keharusan dalam penerapan keempat perspektif BSC atau mereka bisa membubuhkan perspektif lain untuk BSC, sesuai dengan kebutuhan mereka.

BSC efektif digunakan dalam manufaktur, jasa dan organisasi pemerintah, Meskipun penggunaan BSC di sektor industri didokumentasikan dengan baik, dan penelitian sangat sedikit telah dilaporkan mengenai adaptasi atau penerapan BSC di sektor pendidikan. Amaratunga dan Baldry menggunakan BSC dalam pengukuran sektor pendidikan tinggi, kinerja, maka mereka membenarkan hubungan antara pengukuran kinerja dan kualitas kinerja berdasarkan model BSC. Delker (2003) mengembangkan model BSC untuk California State University, dalam tesisnya untuk mendapatkan Master of Business Administration Degree. Dalam tesis ini langkah-langkah BSC untuk penilaian universitas yang berevolusi dan dilaksanakan.

Cullen et al. (2003) mengusulkan penggunaan BSC dalam dukungan untuk menggarisbawahi inti dari manajemen kinerja bukan pengukuran kinerja, Sutherland (2000) melaporkan bahwa Sekolah Rossier Pendidikan di University of Southern California mengadopsi pendekatan balanced scorecard untuk menilai program akademik dan proses perencanaan.

Chen et al.(2006) dalam studi mereka, telah difokuskan pada penggunaan BSC untuk membentuk sistem penilaian kinerja Chin-Min Institut Teknologi (CMIT) Mereka memiliki. dikembangkan BSC sebagai alat manajemen strategis untuk Heis di Taiwan.

Umashankar and Dutta (2007) menggunakan konsep balanced scorecard dan membahas cara apa yang harus diterapkan pada program pendidikan tinggi / lembaga dalam konteks India.

Papenhausen and Einstein (2006) menggunakan BSC di fakultas Manajemen dari University of Massachusetts-Dartmouth. Tujuan dari mereka survei adalah untuk menunjukkan bagaimana pendekatan Balanced Scorecard, sistem manajemen kinerja, dapat diterapkan di sebuah perguruan tinggi bisnis.

Cullen et al. (2003) mengembangkan model BSC untuk Manajemen dan administrasi usaha Mid Ranking Universitas Inggris.

Latar belakang dan sejarah singkat perusahaan

PT  Reasuransi  Nasional  Indonesia  atau  disingkat  NASIONAL RE  didirikan  pada  tanggal 22 Agustus 1994. Awal mulanya Perusahaan merupakan suatu Bagian, dan berkembang menjadi Divisi di PT Asuransi Kredit Indonesia (PT ASKRINDO) yaitu Divisi Reasuransi Kerugian yang bertindak sebagai Profesional Reinsurer. Sehingga pada kenyataannya usaha Reasuransi yang dijalankan oleh NASIONAL RE telah dimulai sejak tahun 1971, yaitu sejak PT ASKRINDO mendapat ijin menjalankan usaha Reasuransi Kerugian sebagai bisnis penunjang disamping Asuransi Kredit yang menjadi bisnis utamanya.

Didirikannya NASIONAL RE merupakan tindak lanjut atas dikeluarkannya Undang-Undang Perasuraransian No. 2 tahun 1992 yang diantaranya mengatur bahwa usaha asuransi tidak diperkenankan digabung dengan  usaha reasuransi profesional. Setelah itu,  sejak  tahun 1993  PT ASKRINDO mulai merintis usaha pemisahan bidang  usaha reasuransi ini menjadi perusahaan yang berdiri sendiri.

PT Reasuransi Nasional Indonesia resmi berdiri pada tanggal 22 Agustus 1994 sesuai Akte Notaris Sutjipto, SH No: 129 dan 130, dan ijin operasi dari Menteri Keuangan Republik Indonesia No.27/KMK.17/1995  tanggal 9 Januari 1995.

Selanjutnya pada tanggal 5 Oktober 2005 NASIONAL RE memulai usaha Reasuransi Syariah, hal ini dilakukan untuk menampung bisnis reasuransi dengan prinsip syariah, dimana sesuai ketentuan setiap perusahaan asuransi syariah harus menempatkan reasuransinya pada perusahaan reasuransi dengan prinsip syariah. Sampai dengan saat ini perusahaan telah berkembang dengan cukup pesat, dan pada tahun 2006 telah menerima penghargaan sebagai perusahaan reasuransi terbaik versi majalah Investor, disusul pada tahun 2008 sebagai unit reasuransi Syariah terbaik versi majalah Investor. Sebagai salah satu perusahaan reasuransi yang cukup terkemuka, Perusahaan telah memasarkan berbagai produk mulai dari Reasuransi Harta Benda, Kendaraan Bermotor, Rekayasa, Pengangkutan, Rangka Kapal,  Kredit, Surety Bond, Tanggung Gugat, Kecelakaan Diri, Aneka dan Reasuransi Jiwa, baik untuk Reasuransi Konvensional maupun Reasuransi Syariah.

Maksud Dan Tujuan  :

Tujuan dan kegiatan usaha perusahaan sebagaimana dinyatakan dalam akte pendiriannya, adalah sebagai berikut : Turut melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan serta program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, khususnya di bidang reasuransi dalam arti seluas-luasnya. Untuk mencapai tujuan tersebut di atas, perseroan menyelenggarakan segala macam usaha reasuransi. Perseroan dapat pula menjalankan usaha-usaha yang sama dengan bidang usaha perseroan tersebut pada butir a dan b di atas, secara bersama-sama dengan perusahaan-perusahaan atau badan-badan lain sepanjang usaha-usaha tersebut tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku dan ketentuan-ketentuan dalam anggaran dasar

Visi dari Nasional Re :

“Menjadi perusahaan reasuransi yang Tangguh (Strength), Terpercaya (Trust) dan Terus tumbuh (Growth)”

Misi dari Nasional Re :

“Berperan aktif dalam meningkatkan kapasitas reasuransi nasional.”

Implementasi Organizational Value dari Knowledge Management di perusahaan

Organizational value yang diimplementasikan pada PT. Reasuransi Nasional Indonesia atau lebih dikenal dengan Nasional Re, berupa 8 hal :

1.      Berkualitas
Membangun SDM merupakan kunci pokok eksistensi dan kelanjutan perkembangan Perusahaan ke depan. Dengan SDM yang berkualitas; Perusahaan mampu menghadirkan kualitas produk dan pelayanan terbaik, serta memiliki komitmen yang tinggi untuk menjaga integritas dan moralitas usaha menuju Good Coporate Governance.

2.      Menguntungkan
Kepercayaan dan loyalitas stake holder terhadap Perusahaan akan menghasilkan manfaat yang saling menguntungkan, bukan hanya dinikmati oleh share holder, tetapi juga oleh pemegang polis, karyawan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap Perusahaan.

3.      Idealisme
Senantiasa memelihara semangat dan nilai-nilai kejuangan bangsa dalam upaya meningkatkan martabat dan kesejahteraan bangsa melalui asuransi.

4.      Kebersamaan
Senantiasa memelihara dan meningkatkan nilai-nilai nasionalisme dan kejuangan dengan semangat kebersamaan menghadapi era globalisasi, melalui upaya sinergi dan optimalisasi manfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

5.      Profesionalisme
Memiliki kemampuan mengelola bisnis asuransi umum secara profesional, dengan dukungan SDM yang berwawasan dan berpengetahuan luas, didukung dengan keterampilan tinggi serta senantiasa memberikan pelayanan prima kepada nasabah.

Strategi yang dipakai untuk memaksimalkan Organizational Value

Dlam mencapai tujuan dan memaksimalkan organizational value Nasional Re melakukan riset dan analisa yang bisa memaksimalkan organizational value mereka. Menjadi 3 tahapan, yaitu :

1.      Sharing knowledge lebih ditingkatkan, sehingga membuat seluruh element perushaan bisa saling belajar

2.      Membuat inventory knowledge

3.      Mengaplikasikan knowledge yang ada diperusahaan

Cara mengembangkan dimensi dan program dari Organizational Value

Membuat sebuah repository content KM sehingga membuat seluruh element perushaan bis saling share knowledge, dan lebih meningkatkan performa para staff yang ada,

Current conditon pada saat ini (model yang digunakan)

Karena tidak adanya sharing knowledge yang digunakan, dan tidak dibuat dengan baik sebuah knowledge menagament. Sehingga perusahaan sekarang masih sulit berkembang

Tantangan yang dihadapi, faktor-faktor penghambat dan upaya yang dilakukan untuk mengatasi

Tantangan yang dihadapi Nasional Re dan faktor yang menjadi penghambat dalam upaya pelaksanaan Organizational Value adalah :

1.      Sharing knowledge tidak berjalan dengan maksimal

2.      Banyak karyawan masih belum memahami organizational value perusahaan

3.      Perusahaan kurang aktif dalam memberikan  motivasi dan tidak merata

Upaya yang dilakukan Nasional Re untuk mengatasi tantangan diatas adalah :

1.    Perlu adanya reward untuk membuat karyawan saling sharing knowledge

2.    Memberi pemahaman terhadap karyawan baru tentang organizational value yang ada di perusahaan ini.

3.    Nasional Re lebih aktif dan merata dalam memberikan seminar motivasi / gathering terhadap seluruh lapisan karyawan. Sehingga memupuk nilai – nilai organisasi dengan sendirinya

Lesson learn yang didapat dan best practice yang telah dicapai

Lesson learn yang didapat dan best practice yang telah dicapai dari penerapan Organizational Value bagi Nasional Re adalah :

1.      Pentingnya menentukan suatu value  dalam sebuah organisasi agar dapat mengetahui kemana organisasi akan berjalan.

2.      Semangat kekeluargaan, dan keharmonisan yang akrab didalam lingkungan nasional Re

Target pencapaian masa depan

Target yang diharapkan dapat dicapai di masa yang akan datang pada nasional Re akan terjalin solidaritas yang tinggi antar karyawan di semua level sehingga membuat perusahaan semakin besar dan bisa mengembangkan diri menjadi lebih baik lagi

Usulan berdasarkan dari konsep Organizational Value yang dibahas

Usulan yang dapat diberikan dalam konsep Organizational Value diatas adalah sebagai berikut :

1.      Membuat mindset baru terhadap para karyawan bahwa sharing knowledge itu baik

2.      Menanamkan nilai – nilai organisasi yang ada diperusahaan sehingga karyawan lebih mengerti nilai – nilai organisasi yang ada

Hal lain yang penting untuk dikemukakan

Value organization sangat penting bagi sebuah perusahaan, karena hal ini bisa menjadi identitas bagi perusahaan tersebut, dan bisa meningkatkan value dari perusahaan apabila berhasil dalam menerapkan knowledge management yang baik

setelah lama gak nulis, akhirnya kembali lagi saya akan menshare beberapa artikel tentang ” pengaruh gaya kepemimpinan terhadap komitmen organisasi, pertanyaan mendasar yang sering saya dengar adalah adakah pengaruh seorang pemimpin terhadap komitmen mereka di dalam sebuah organisasi??

perubahan yang terjadi dilingkungan bisnis dan organisasi berjalan dengan sangat cepat sehingga mau tidak mau pasti akan menghadapi sebuah perubahan. dan perubahan itu harus dimulai dari manajemen tingkat atas ( top manajemen ) motor dari sebuah organisasi.

sedangkan menurut Katz and Khan 1978; Koh et al. 1995; Mowday et al. 1982.  dalam memelihara komitmen organisasi, peran seorang pemimpin sangat dibutuhkan dan kepemimpinan yang efektif menjadi syarat yang utama. kepemimpinan yang efektif bisa membantu organisasi untuk bisa bertahan dalam situasi ketidak pastian di masa datang.  dari pengertian diatas kita bisa menarik kesimpulan bahwa didalam sebuah organisasi, untuk bisa bertahan dalam situasi yang tidak pasti dimasa datang maka seorang pemimpin didalam sebuah organisasi harus bisa memberikan atau menjadikan sebuah komitmen di dalam organisasi agar tidak keluar dari koridor yang ada, dan dibutuhkan seorang pemimpin yang bisa memimpin dan mengelola organisasi secara efektif.

untuk lebih memahami tentang teori kepemimpinan serta bagaimana memimpin secara efektif, burns (1978) telah membagi bahasan tentang kepemimpinan berdasarkan gaya kepemimpinannya kedalam 2 kategori.yaitu :

1. kepemimpinan transformasional  ( transformational leadership )
2. kepemimpinan transaksional (transactional leadership )

Kepemimpinan trasformasional merupakan kepemimpinan yang kharismatik,
kepemimpianan menciptakan visi dan lingkungan yang memotivasi para karyawan untuk berprestasi melampaui harapan. Kepemimpinan transformasional terbagi ke dalam 4 dimensi yaitu: idealized influence, intellectual stimulation, inspirational motivation, dan individual consideration (Bass dan Avolio, 1994)

kepemimpinan transaksional menurut burns(1978) adalah kepemimpinan yang menyangkut nilai – nilai yang relevan bagi proses pertukaran seperti, kejujuran, keadilan, tanggung jawab, dan pertukaran.