IT Value Chain Management

Bagaimana Perusahaan Melihat Kebutuhan IT Investasi Meraka

ARISANDY PURNAMA AJI

0932201674

02MAM

BINUS UNIVERSITY

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

JURUSAN MAGISTER MANAJEMEN SISTEM INFORMASI

JAKARTA

2010

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

information technology (IT) berubah secara dramatis di tahun 2001, dimana kebutuhan IT yg meningkat berubah menjadi sangat hemat didalam investasi di bidang IT. menuju pada periode ini terjadi pembelanjaan IT – pendanaan teknologi dan gelombang investasi yang dipicu menjelang tahuqn 2000 dimana masalah IT bermunculan dan ekonomi baru berdasarkan internet.

di tahun 2000, modal belanja untuk komputer, hardware dan jaringan saja sudah melebihi investasi yang dilakukan di setiap sektor ekonomi lainnya. Lebih buruk lagi, setiap dolar yang dihabiskan untuk aset TI ini biasanya membutuhkan lagi $ 4 dalam biaya tenaga kerja untuk mengelola, dukungan, dan memelihara teknologi. Ini berarti bahwa belanja TI mencapai lebih dari $ 2 triliun di seluruh dunia pada tahun 2000, dua kali total seluruh keuntungan perusahaan.

Gambar.1 – According to the Statistical Abstracts of the United States, Table 906, spending on IT in the US in 1999

Sangat mengejutkan mendengar bahwa teknologi valuation ini bukan hanya sebagai science tetapi juga art. Alasan ini mungkin menjadi beberapa atribut / faktor yang bisa diikuti. Pertama, teknologi ini tida terlihat nyata / tida bisa dihitung. Ini sering terlihat dalam pengetahuan manusia atau di dalam phisikal aset dan sangat sulit untuk mengidentifikasi konten yg tepat dan batasan yg jelas. Kedua, value ekonomi teknologi adalah efek dari berbagai macam non teknikal faktor dan menyadari hanya telah dijual kepasar(tipping et al., 1995)

1.2. Ruang Lingkup

Paper ini akan membahas tentang cara sebuah perusahaan untuk melihat investasi IT yang harus dilakukan.

1.3. Tujuan dan Manfaat

Paper ini bertujuan untuk memaparkan kebutuhan dari sebuah perusahaan terhadap IT. Adapun manfaat yang dapat diperoleh adalah kita bisa melihat kebutuhan IT terhadap perusahaan.

1.4. Metodologi

Metode yang digunakan dalam pembuatan paper ini adalah menggunakan studi kepustakaan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Peranan IT

Pentingnya dukungan teknologi informasi (TI) bagi kelancaran bisnis suatu organsisasi atau perusahaan sudah merupakan hal yang biasa dan dipahami setiap orang. Terkadang ada beberapa orang berfikiran seberapa kritis perusahaan berfikir tentang ITnya pada saat ini. Karena tidak semua perushaaan merasa perlu untuk melakukan perubahan mendasar atau menambah investasi di bidang IT. Hal ini bisa dipahami karena banyaknya perusahaan yang sukses operasionalnya tidak mengandalkan pada pemanfaatan secara optimal ITnya. Sebaliknya sektor usaha yang faktor kunci suksesnya ditentukan sebagian besar oleh IT merasa perlu untuk selalu meninjau ulang strategi itnya sebagai bahan strategi perusahaan secara keseluruhan. Sebagai contoh, pada saat ini industri jasa keuangan : perbankan, asuransi, sekuritas, merupakan industru yang sangat tergantung pada IT. Kita bsa bayangkan bagaimana sebuah bank yang sudah punya layanan TM diseluruh nusantara bisa beroperasi dengan baik kalau infrastruktur sistem informasinya terganggu untuk wktu yang cukup lama, atau dapat pula dikatakan bahwa bagi industri perbankan, keberadaan IT sudah merupakan darah bagi kehidupan operasionalnya.

Sebaliknya, kita juga harus melihat kenyataan bahwa sekalipun sudah besar dan berskala nasional, namun karena karakter bisnis maupun sifat produknya yang tidak banyakmemerlukan keterlibatan IT, maka kelompok usaha semacam ini belum merasa perlu untukberpikir ulang terhadap strategi pemanfaatan IT sebagai bagian dari strategi perusahaan.Perusahaan manufaktur padat karya semacam pabrik rokok, tekstil, dan properti merupakan contoh industri yang kurang kritis dalam memutuskan perlu tidaknya menetapkan strategy pemanfaatan IT. Bagi perusahaan kelompok ini, IT masih sering dianggap sebagai pelengkap (asesories) belum menjadi darah sebagai mana kelompok pertama di atas.

Di antara dua kelompok di atas, ada satu kelompok lagi yang mulai mengarah kepada pemanfaatan IT secara intensif, tidak saja digunakan untuk membantu sistem informasi manajemen, namun juga pada upaya efisiensi produksi dan operasional perusahaan. Pemanfaatan ERP dan aplikasi – aplikasi Real Time Production Information Systems yang digunakan untuk dan mengendalikan peralatan produksi di banyak perusahaan manufaktur menunjukkan adanya itikad meningkatkan efisiensi produksi.

2.2. Menentukan Kebutuhan Yang Tepat Untuk Investasi IT

patokan atau ukuran untuk menentukan bahwa sebuah perusahaan membutuhkan IT, yang haus dilakukan pertama kali adalah, jika secara horizontal manajemen mulai menyadari bahwa kinerja perusahaan jauh tertinggal dengan perusahaan sejenisnya, sementara setelah dilakukan uji kedalam, kondisi – kondisi (1) dimana sebagian proses operasionalnya (produksi, pemasaran, keuangan, dll) sudah bersifat repetitif; (2) kinerja perusahaan tidak dapat ditingkatkan lagi output ya dengan penambahan input manusia; (3) marginal cost cenderung meningkat sementara marginal revenue tetap/flat. atau karakter perusahaan yang tidak dapat beroperasi bila tidak ada peralatan IT. perusahaan yang tergolong dalam kelompok ini misalnya: internet service provider (ISP), pengembang aplikasi software, perusahaan jaringan dna jasa telekomunikasi, perbankan PLN dan penerbangan.

2.3. Kapan Waktu Yang Tepat Untuk Investasi IT

Langkah langkah yang bisa dilakukan sebuah perusahaan sebelum melakukan investasi / implementasi IT, dengan cara menentukan sasaran dan tingkat kebutuhan. Hal pertama yang perlu diperhatikan ketika perusahaan bermaksud menambah investasinya untuk peralatan IT adalah dengan menjawab pertanyaan apakah IT nantinya akan berperan sebagai darah yang harus ada dan menghidupi perusahaan, atau hanya sebagai pelengkap yang mempercantik ” wajah” perusahaan, dengan kata lain, tidak ada IT,pun perusahaan dapat tetap beroperasi dengan baik. Untuk menjawab pertanyaan ini dengan baik, tentunya manajemen harus terlebih dahulu memahami dengan benar karakteristik bisnisnya, lingkungan usaha dan sasaran pengembangan perusahaan kedepan.

Selanjutnya, menentukan ruang lingkup(scope), kompleksitas, dan tentu saja jenis peralatan serta besaran investasi yang akan ditanamkan. Ruang lingkup tidak hanya pada desain aplikasi dan sistem informasi yang akan dibangun, tetapi termasuk juga perubahan struktur, dan tata laksana organisasi yang harus disesuaikan sedemikian rupa sejalan dengan investasi IT. Banyak perusahaan yang ketika memutuskan untuk investasi IT, tidak memperhatikan hal ini. Sementara IT akan menjadi darah bagi operasional perusahaan, sehingga yang muncul adalah adanya kesan bagian sistem informasi dan peralatan IT,nya sebagai pelengkap saja, bukan bagian strategis dari rantai nilai yang hendak diserahkan kepada pelanggan.

Jika ruang lingkup, detail desain sistem informasi, dna tahapan implementasi sudah disepakati, langkah berikutnya adalah menetapkan ukuran keberhasilan/kegagalan dari investasi IT tersebut secara kuantitatif, bukan secara kualitatif sebagaimana sering dilakukan pada saat ini. Sasaran keberhasilan setelah adanya investasi IT harus ditetapkan. Demikian pula perlu ditetapkan apakah operasional dari investasi ini akan dipisah dari aktifitas perusahaan dalam suatu sub dengan account tersendiri atau tetap sebagai bagian/divisi dari perusahaan. Pemisahan ini perlu untuk mengetahui efisiensi dan efektivitas investasi IT. Kelemahan mendasar pada perusahaan yang tidak memisahkan divisi IT seringkali berpangkal pada tidak disediakannya account (cost center) khusus yang digunakan untuk mencatat biaya dan kontribusi revenue yang terjadi dari investasi IT ini.

Khusus mengenai tahapan implementasi, hal yang seringkali luput dari perhatian manajemen adalah model – model implementasi akan mempengaruhi tingkat keberhasilan dari investasi IT itu sendiri. Sering kali terjadi, akibat dari rendahnya kualitas perencanaan ketika memasuki tahap implementasi terjadi perubahan – perubahan pada berbagai hal. Sayangnya, ketika merubah – karena disesuaikan dengan kondisi lapangan – perubahan ini tidak didokumentasikan dengan baik, atau manajemen tidak lagi menghitung dengan cermat dampak yang akan muncul dari perubahan yang dilakukan, sementara top manajemen masih menggunakan acuan lama sebelum dirubah. Ketika terjadi kinerja yang tidak sesuai dengan rencana semula, maka wajar saja jika top manajemen menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, atau menyalahkan IT itu sendiri

2.4. Bagaimana Cara Menghitung ROI (Return On Investment)

Return on investment (ROI) imbalan/ pengembalian sejumlah nilai uang yang dapat dihasilkan nanti atas kegiatan pengorbanan sejumlah nilai uang tertentu saat ini dalam suatu kegiatan. Dalam hal ini return yang dimaksud dapat dengan mudah dikenali, dapat berupa dividen, profit dan dihitung dalam persen untuk setiap kegiatan investasi. Return On Investment bisa dinilai dalam IT dan hanya bersifat dari return yang diharapkan dari investasi IT tidak mudah diidentifikasi. Investasi TI seperti implementasi ERP, e-business solution, knowleage management solution, Custumer Relationship Management memerlukan investasi software, hardware, konsultansi, pelatihan dan infrastruktur komunikasi. Sehingga sangat sulit membuat kaitan antara investasi secara spesifik terhadap benefit yang diperoleh.

Pendapat Michael E. Porter mengatakan bahwa investasi di TI memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan, karena investasi TI yang melekat dalam rangkai nilai (value chain) perusahaan potensial untuk menciptakan keunggulan bersaing.

Tujuan dari perusahaan adopsi IT :

• Operational Efectiveness yang diartikan dapat melakukan aktivitas yang sama lebih baik dari pesaing dan

• Strategic positioning yang diartikan dapat melakukan kegiatan yang berbeda atau melakukan kegiatan yang sama dengan cara yang berbeda

Tahapan Penetapan ROI

1. Mengenali dan mengidentifikasi inefisiensi sistem saat ini. Misalnya: Jam kerja tinggi untuk pekerjaan sederhana, duplikasi pekerjaan, jam supervisi tinggi, laporan tidak reliable, masalah skalabilitas dan sebagainya.
2. Definisikan kebutuhan proses bisnis. Nyatakan dengan jelas kebutuhan bisnis masa datang dan lakukan pencocokan proses bisnis dengan solusi TI.
3. Lakukan penilaian kualitatif melalui survey / kuesioner. Benefit secara keseluruhan dibuat berbentuk feedback rating matrix yang dapat terdiri dari parameter efisiensi yang diharapkan dalam proses internal, customer relationship management dan good governance.
4. Lakukan penilaian kuantitatif melalui collective forecasting. Setiap benefit dikuantifisir melalui proses estimasi / measurement ratio. Sebagai contoh: dalam kasus solusi CRM estimasi peningkatan dalam layanan customer dapat diukur

Secara teoritis, dan dengan pendekatan sederhana, bandingkan saja ROI sebelum dan sesudah implementasi IT, selisihnya adalah ROI karena ada investasi IT. Permasalahannya menjadi tidak sederhana karena :

1. Adanya ketidak jelasan divisi IT, ada yang menempatkan sebagai cost center, atau revenue center, atau profit center, dan ada pula yang menganggapnya sebagai investment center.
2. Perbedaan perlakuan terhadap investasi IT dan organisasi pengelolanya berimplikasi terhadap : penting tidaknya perlu dihitung ROI, proporsi pengitungan biaya atau pendapatan yang dihasilkan oleh divisi IT relatif terhadap laporan keuangan perusahaan.
3. Ketika IT sudah menjadi bagian integral dari operasional perusahaan, terjadi kesulitan untuk memisahkan proporsi penentu biaya ( cost driver ) mana yang dari IT, dan mana yang dari lainnya. Hal ini terutama dirasakan pada perusahaan yang menerapkan cost-based pricing.

Jika sejak awal (tahap perencanaan) dan seterusnya hingga operasional, semua biaya (investasi dan operasional) dan pendapatan dipisahkan dari akun lainnya, serta ada prosedur pemisahan biaya dari suatu layanan atau produk dimana didalamnya terdapat unsur IT, maka penghitungan ROI IT menjadi mudah. Sayangnya untuk menjalankan strategi semacam ini diperlukan tambahan pekerjaan yang luar biasa susahnya, sehingga ada atau tidaknya ROI IT bukan menjadi perhatian utama.

ROI menjadi strategi perusahaan memilih investasi teknologi security apa yang ingin digunakan secara optimal untuk memproteksi sistem informasi perusahaan. Perusahaan harus mampu menghitung perkiraan biaya yang dikeluarkan serta berapa lama nilai investasi itu kembali. Adapun rumus yang digunakan untuk menghitung ROI, yaitu:

BAB III

Penutup

3.1. Simpulan

Dalam menentukan bagaimana sebuah perusahaan melihat kebutuhan IT mereka, yang harus kita lihat pertama kali adalah :

1. Apakah manajemen menyadari bahwa kinerja perusahaan jauh tertinggal dengan kompetitornya ?
2. Atau melihat karakter perusahaan yang tidak bisa beroperasi tanpa dukungan dan bantuan dari hardware dan software IT.
3. Dan pada saat apa perusahaan harus berani investasi di bidang IT

3.2. Saran

Saran yang bisa diterapkan apabila ingin menerapkan kebutuhan IT didalam perusahaan :

1. Adanya kebutuhan IT dari semua element yang ada didalam perusahaan tersebut.
2. Perusahaan bukan lagi menempatkan IT sebagai “pemanis” atau support dalam mendukung proses bisnisnya tetapi menjadi core bisnis perusahaan tersebut.
3. Perusahaan bisa menggunakan informasi dengan sebaik mungkin agar dapat digunakan untuk menunjang proses bisnis perusahaan

DAFTAR PUSTAKA

Dray, S., Karat, C.M.,  Rosenberg, D., Siegel, D.  & Wixon, D.. (2005, 04) Panels: Is ROI an effective approach for persuading decision-makers of the value of user-centered design?. CHI ’05 extended abstracts on Human factors in computing systems.

Hallett, Tony. “For productive staff, IT ROI is key.” Silicon.com, November 29, 2002.

Hamblen, Matt. “In search of ROI measurements.” Computerworld, March 25, 2002.

1 Comment »

1. 

   bagus sekali artikelnya, berguna sekali untuk bahan skripsi saya. Terima kasih. apabila ada hal-hal yang berhubungan dengan investasi IT , mohon di share kembali ya . Terima Kasih.

   Comment by ZURA — September 30, 2010 @ 00:28

RSS feed for comments on this post. TrackBack URL

Leave a comment

Name (required)

Mail (will not be published) (required)

Website